COBIT 5 dapat memberikan manfaat yang optimal apabila diimplementasi secara efektif dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Setiap implementasi memerlukan tantangan khusus, termasuk mengelola perubahan budaya dan perilaku. ISACA memberikan panduan implementasi praktis dan ekstensif dalam publikasi Implementasi COBIT 5, panduan ini juga didukung oleh tool kit implementasi yang berisi berbagai sumber daya yang akan terus ditingkatkan. Publikasi dan tool kit dari Implementasi COBIT 5 terdiri dari:
Alat penilaian diri, pengukuran dan diagnostik
Presentasi yang ditujukan untuk berbagai audien
Artikel terkait dan penjelasan lebih lanjut
Tujuan dari bab ini adalah untuk memperkenalkan implementasi dan continual improvement life cycle pada tingkat tinggi serta untuk menyoroti sejumlah topik penting dari Implementasi COBIT 5 seperti:
Membuat kasus bisnis untuk implementasi dan peningkatan tata kelola dan manajemen TI
Mengenali titik masalah dan peristiwa pemicu
Menciptakan lingkungan yang sesuai untuk implementasi
Memanfaatkan COBIT untuk mengidentifikasi kesenjangan dan memandu pengembangan faktor pendukung seperti kebijakan, proses, prinsip, struktur organisasi, serta peran dan tanggung jawab.
Mempertimbangkan Konteks Perusahaan
Setiap perusahaan perlu merancang rencana implementasi yang didasarkan pada faktor-faktor di lingkungan internal dan eksternal perusahaan seperti:
Etika dan budaya
Hukum, peraturan, dan kebijakan yang berlaku
Misi, visi, dan nilai
Kebijakan dan praktik tata kelola
Rencana bisnis dan niat strategis
Model operasi dan tingkat kematangan
Gaya manajemen
Selera risiko
Kemampuan dan sumber daya yang tersedia
Praktik industri
Pendekatan optimal untuk tata kelola dan manajemen IT perusahaan akan berbeda untuk setiap perusahaan, konteksnya perlu dipahami dan dipertimbangkan untuk mengadopsi dan mengadaptasi COBIT secara efektif dalam penerapan tata kelola dan pengelolaan enabler IT perusahaan. COBIT sering didukung dengan kerangka kerja lain, praktik dan standar yang baik, dan COBIT juga perlu disesuaikan agar sesuai dengan persyaratan khusus.
Kunci keberhasilan implementasi yang sukses meliputi:
Manajemen puncak memberikan arahan dan mandat untuk inisiatifnya, serta komitmen dan dukungan berkelanjutan yang terlihat
Semua pihak yang mendukung proses tata kelola dan manajemen memahami tujuan bisnis dan IT
Memastikan komunikasi yang efektif dan pemberdayaan perubahan yang diperlukan
Menyesuaikan COBIT dan praktik serta standar pendukung lainnya yang baik agar sesuai dengan konteks unik perusahaan
Berfokus pada kemenangan dan memprioritaskan peningkatan paling bermanfaat yang paling mudah diterapkan
Menciptakan Lingkungan yang Tepat
Dalam lingkungan perusahaan yang lemah (seperti model operasi bisnis keseluruhan yang tidak jelas atau kurangnya pendukung tata kelola tingkat perusahaan), dukungan dan partisipasi adalah hal yang sangat penting agar perbaikan dapat diadopsi dan dipertahankan. Menciptakan lingkungan yang tepat dapat dilakukan dengan:
Identifikasi persyaratan berdasarkan titik masalah dan pemicu sebagai area yang perlu ditangani
Komitmen dan keikutsertaan pemangku kepentingan terkait perlu digalang sejak awal. Untuk mencapai hal tersebut, tujuan dan manfaat implementasi perlu dinyatakan dengan jelas dalam istilah bisnis dan diringkas dalam garis besar kasus bisnis.
Menyediakan sumber daya yang memadai untuk mendukung program. Peran dan tanggung jawab harus ditetapkan dan dilakukan perawatan secara berkelanjutan untuk menjaga komitmen dari setiap sumber daya
Membangun struktur dan proses yang tepat untuk pengawasan dan arahan. Struktur dan proses ini juga harus memastikan keselarasan yang berkelanjutan dengan tata kelola perusahaan dan pendekatan manajemen risiko.
Dukungan dan komitmen yang terlihat harus diberikan oleh pemangku kepentingan utama seperti dewan dan eksekutif untuk menetapkan "tone at the top” dan memastikan komitmen untuk program di semua tingkatan.
Mengenali Titik Masalah dan Peristiwa Pemicu
Dengan mengenali titik masalah atau peristiwa pemicu sebagai titik peluncuran inisiatif implementasi, kasus bisnis untuk tata kelola TI perusahaan dapat dikaitkan dengan masalah praktis sehari-hari yang dialami. Hal ini akan meningkatkan penerimaan dan rasa urgensi pada perusahaan untuk memulai implementasi. Selain itu, kemenangan dapat segera diidentifikasi dan nilai tambah dapat dikenali di perusahaan.
Contoh dari beberapa poin masalah seperti yang diidentifikasi dalam Implementasi COBIT 5 adalah:
Frustrasi bisnis dengan inisiatif yang gagal, meningkatnya biaya TI dan persepsi nilai bisnis yang rendah
Insiden signifikan yang terkait dengan risiko TI, seperti kehilangan data atau kegagalan proyek
Masalah pengiriman layanan outsourcing, seperti kegagalan yang konsisten untuk memenuhi tingkat layanan yang disepakati
Kegagalan untuk memenuhi persyaratan peraturan atau kontrak
TI membatasi kemampuan inovasi dan kelincahan bisnis perusahaan
Temuan audit reguler tentang kinerja TI yang buruk atau masalah kualitas layanan TI yang dilaporkan
Pengeluaran TI yang tersembunyi
Duplikasi atau tumpang tindih antara inisiatif atau pemborosan sumber daya, seperti penghentian proyek sebelum waktunya
Sumber daya TI yang tidak mencukupi, staf dengan keterampilan yang tidak memadai atau kelelahan/ketidakpuasan staf
Perubahan yang didukung TI gagal memenuhi kebutuhan bisnis dan terlambat atau melebihi anggaran
Anggota dewan, eksekutif, atau manajer senior yang enggan terlibat dengan TI, atau kurangnya sponsor bisnis yang berkomitmen dan puas untuk TI
Model operasi TI yang kompleks
Selain titik nyeri ini, peristiwa lain di lingkungan internal dan eksternal perusahaan dapat memicu fokus pada tata kelola dan manajemen TI. Contoh dari bab 3 dalam publikasi Implementasi COBIT 5 adalah:
Merger, akuisisi atau divestasi
Pergeseran di pasar, ekonomi atau posisi kompetitif
Perubahan model operasi bisnis atau pengaturan sumber
Persyaratan peraturan atau kepatuhan baru
Perubahan teknologi atau perubahan paradigma yang signifikan
Fokus atau proyek tata kelola perusahaan
CEO, CFO, CIO baru, dll.
Audit eksternal atau penilaian konsultan
Strategi atau prioritas bisnis baru
Memungkinkan Perubahan
Implementasi yang berhasil tergantung pada penerapan perubahan yang sesuai (pengelolaan tata kelola atau manajemen yang sesuai) dengan cara yang tepat dan juga pengelolaan aspek manusia, perilaku, dan budaya dari perubahan dan memotivasi pemangku kepentingan untuk menerima perubahan tersebut.
Kemungkinan ketidaktahuan dan/atau penolakan dari stakeholder baru terhadap perubahan perlu diatasi melalui pendekatan yang terstruktur dan proaktif. Kesadaran yang optimal dari program implementasi harus dicapai melalui rencana komunikasi yang mendefinisikan apa yang akan dikomunikasikan, dengan cara apa dan oleh siapa, melalui berbagai fase program.
Hambatan manusia, perilaku, dan budaya perlu diatasi dengan :
Mendapatkan komitmen dari para pemangku kepentingan (berinvestasi dalam memenangkan hati dan pikiran, waktu para pemimpin, dan dalam berkomunikasi dan menanggapi tenaga kerja)
Menegakkan kepatuhan (berinvestasi dalam proses untuk mengelola, memantau, dan menegakkan)
Hambatan manusia, perilaku, dan budaya perlu diatasi untuk menanamkan keinginan untuk mengadopsi perubahan dan memastikan kemampuan untuk mengadopsi perubahan.
Pendekatan Siklus Hidup
Implementasi siklus hidup memberikan cara bagi perusahaan dalam menggunakan COBIT untuk kompleksitas dan tantangan yang biasanya dihadapi selama implementasi. Tiga komponen yang saling terkait dari siklus hidup adalah:
Siklus hidup perbaikan berkelanjutan
Pemberdayaan perubahan
Manajemen program
Siklus hidup dan tujuh fase diilustrasikan sebagai berikut
Fase 1
Dimulai dengan mengenali dan menyetujui perlunya implementasi. Pada fase ini dilakukan identifikasi titik dan pemicu masalah saat ini dan menciptakan keinginan untuk berubah di tingkat manajemen eksekutif.
Fase 2
Fokus pada pendefinisian cakupan implementasi menggunakan pemetaan tujuan perusahaan untuk menentukan ruang lingkup implementasi.
Fase 3
Target peningkatan ditetapkan, diikuti dengan analisis yang lebih rinci yang memanfaatkan panduan COBIT untuk mengidentifikasi kesenjangan dan solusi potensial.
Fase 4
Merencanakan solusi praktis dengan mendefinisikan proyek yang didukung oleh kasus bisnis dan juga mengembangkan rencana perubahan untuk implementasi.
Fase 5
Solusi yang diusulkan diimplementasikan ke dalam praktik sehari-hari. Mengukur dan memantau menggunakan tujuan dan metrik COBIT untuk memastikan bahwa keselarasan bisnis tercapai, dipertahankan, dan kinerja dapat diukur.
Fase 6
Fokus pada operasi berkelanjutan dari enabler baru atau yang ditingkatkan dan pemantauan pencapaian manfaat yang diharapkan.
Fase 7
Meninjau keberhasilan inisiatif secara keseluruhan, identifikasi persyaratan lebih lanjut untuk tata kelola atau manajemen IT perusahaan, dan memperkuat kebutuhan untuk perbaikan berkelanjutan.
Seiring waktu, siklus hidup harus diikuti secara berulang sambil membangun pendekatan berkelanjutan untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan.
Getting Started - Membuat Kasus Bisnis
Untuk memastikan keberhasilan implementasi COBIT, kebutuhan harus direncanakan dan dikomunikasikan dalam perusahaan. Kebutuhan tersebut bisa dalam bentuk titik masalah yang dialami perusahaan atau peluang peningkatan yang harus dicapai, dan manfaat yang akan direalisasikan. Kasus bisnis adalah alat berharga yang tersedia bagi manajemen dalam memandu penciptaan nilai bisnis. Kasus bisnis harus mencakup hal-hal berikut:
Manfaat bisnis yang ditargetkan, keselarasannya dengan strategi bisnis dan manfaat terkait. Hal ini dapat didasarkan pada titik masalah dan peristiwa pemicu.
Perubahan bisnis diperlukan untuk menciptakan nilai yang diharapkan. Hal ini didasarkan pada pemeriksaan kesehatan dan analisis kesenjangan kemampuan dan harus dengan jelas menyatakan apa yang ada dalam cakupan dan apa yang di luar cakupan.
Investasi yang diperlukan untuk membuat tata kelola dan manajemen TI perusahaan berubah (berdasarkan perkiraan proyek yang diperlukan)
Biaya IT dan bisnis yang sedang berlangsung
Manfaat yang diharapkan
Risiko yang melekat, termasuk kendala atau ketergantungan (berdasarkan tantangan dan faktor keberhasilan)
Peran, tanggung jawab dan akuntabilitas terkait dengan inisiatif
Bagaimana investasi dan penciptaan nilai akan dipantau sepanjang siklus hidup ekonomi, dan metrik yang akan digunakan (berdasarkan sasaran dan metrik)
Kasus bisnis juga merupakan alat operasional dinamis yang harus terus diperbarui untuk mencerminkan pandangan saat ini di masa depan sehingga pandangan tentang kelangsungan hidup program dapat dipertahankan.
Comments